Geredigeerde publicatie in Ref.Dag., klik erop om te vergroten
Doordat goede doelen niet onder de archiefwet vallen mogen ze maar wat doen. Dit is onbetrouwbaar en de burger moet vrezen voor een juiste afspiegeling van zaken. Vragen zoals ‘komen gelden wel terecht?’, ‘is er sprake van output/outcome?’ en ‘wordt de trackrecord van een ngo in het Zuiden gewikt en gewogen?’ lijken nu loos te zweven tussen goedgelovigheid, de goede bedoelingen en (niet openbare) boekhoudkundige cijfers. De archivering is binnen de goede doelen van ontwikkelingssamenwerking een ‘statenloos’ begrip.
De wettelijke regels zijn ingedeeld in twee rechtsgebieden. Publiekrecht betreft de relatie tussen burgers/bedrijven en de overheid (als zodanig). Dit zijn de zogenaamde verticale relaties. Privaatrecht betreft de relatie tussen burgers/bedrijven en andere burgers/bedrijven. Dit betreffen de zogenaamde horizontale relaties. Goede doelen zijn stichtingen en daarmee vallen zij onder het privaatrecht. Een uitzondering op stichtingen zijn particuliere organisaties die een zogeheten ‘openbaar gezagtaak’ uitoefenen.
Publiekrecht
De Archiefwet is van toepassing op overheidsorganisaties . Zij regelen het beheer en toegang van overheidsinformatie en in principe de wijze waarop overheidsinstanties met hun archief dienen om te gaan. De archiefbescheiden die in een archiefbewaarplaats berusten zijn openbaar. Eenieder is bevoegd om archiefbescheiden kosteloos te raadplegen en om kopieën van afbeeldingen, afschriften, uittreksels te maken. Er zijn juridische redenen om de openbaar te beperken zoals privacy, staatsveiligheid of de staat van de stukken. Een burger kan aanspraak maken op de Archiefwet door de Wet openbaarheid van Bestuur (de WOB).
Privaatrecht
Een (goede doelen) Stichting valt niet onder de Archiefwet. Een Stichting is administratieplichtig op grond van de Algemene Wet Rijksbelastingen (AWR). Deze plicht geldt ongeacht de vraag of er sprake is van belastingplicht voor de omzet of vennootschapsbelasting (of van bijvoorbeeld de ANBI status). Als Stichting ben je dus gehouden om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Er dient inzicht te zijn in rechten en verplichtingen van de Stichting. Er geldt ook een bewaarplicht van 7 jaar (van bankafschriften tot inkoopfacturen). Een vereniging en stichting met een onderneming die in 2 opeenvolgende boekjaren minimaal € 4,4 miljoen per jaar omzetten moeten hun jaarstukken deponeren bij de kamer van Koophandel. Algemeen nut beogende instellingen (ANBI’s) moeten sinds 1 januari 2014 bepaalde gegevens op een internetsite publiceren. De Archiefwet schrijft niet voor wat goede doelen wel of niet moeten archiveren. Pas zodra stichtingen hun (oud) archief overdragen aan een openbare archiefbewaarplaats wordt de Archiefwet daarop van toepassing.
Openbaar Gezagtaak
Het kan zijn dat sommige organisaties vanuit de overheid worden gesubsidieerd en een openbaar gezagtaak uitvoeren waarop de Archiefwet van toepassing is. Dergelijke stichtingen zijn dan privaatrechtelijke zelfstandige bestuursorganen. Dat komt overeen met de status van b-organen zoals bedoeld in de Algemene Wet Bestuursrecht. Dergelijke organisaties worden genoemd in het ZBO-register. Een zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) is een bestuursorgaan op het niveau van de centrale overheid dat niet hiërarchisch ondergeschikt is aan een minister. Denk daarbij aan bijvoorbeeld aan schoolbesturen voor bijzonder onderwijs, de Stichting Bloembollenkeuringsdienst, Erkenninghouders Algemene Periodieke Keuring (APK) en Stichting Leger des Heils. Het betreft dan in de genoemde voorbeelden de openbaar gezagtaak van het afnemen van examens; het uitvoeren van kwaliteitskeuring van bloembollen; het uitvoeren van een APK; en het uitvoeren van jeugdbescherming en reclassering. De Erfgoedinspectie doet onderzoek bij stichtingen met een openbaar gezagtaak. Er worden in het ZBO-register geen goede doelen genoemd die bekend zijn binnen ontwikkelingssamenwerking.
Boekhouding
Goede doelen zijn gevoelig voor boekhoudkundige rapportages. Dit wordt omspant met keurmerken zoals Centraal Bureau Fondsenwerving, Keurmerk Goede Doelen, Keurmerk Goed Besteed en Raad Financiële Betrouwbaarheid (alleen maar financiële keurmerken). Financiële audits worden regelmatig afgevinkt door organisaties als Deloitte en zelfs het IOB (Inspectie Ontwikkelingssamenwerking en Beleidsevaluatie) heeft alleen een boekhoudkundige/financiële functie.
Conclusie
Aan vijf grote ontwikkelingsorganisaties heb ik gevraagd hoe hun archiefbeleid eruit ziet. Slechts twee van hen wilde reageren (dank aan hun openheid). Zowel Amnesty als Kidsrights geven aan niet onder de reikwijdte van de Archiefwet te vallen maar dat ze zich wel houden aan de wet bescherming persoonsgegevens. De organisaties bepalen zelf per onderwerp hoe lang zij het een en ander bewaren, zonder wettelijke bepalingen en/of verplichtingen. Je kunt je afvragen of stichtingen binnen ontwikkelingssamenwerking al decennia lang de plank misslaan door van de archivering een wilde westen te maken. Output, outcome en zelfs trackrecords van hulporganisaties in het westen alsmede in het zuiden worden niet systematisch gecontroleerd en gearchiveerd. Cijfers over het bereik van gelden worden te vaak klakkeloos overgenomen zonder kritische vragen, rapporten of audits omdat de focus op het financiële ligt. In ontwikkelingslanden is er dan ook al decennia lang een ware run op het vervaardigen van nepbonnetjes en het afkopen van de middenstand bij lastige vragen. Een audit op een trackrecord van een zusterorganisatie in het Zuiden is een totale zeldzaamheid en eventuele gaten worden gedicht met verhalen over inbraak en natuurrampen. Ik heb bijvoorbeeld ook geen idee hoe de miljarden van de EU, Giro 555 en alle westerse ngo’s besteed zijn naar aanleiding van de tsunamiramp en de aardbeving op Haïti. Wellicht hebben zij wel een fraai financieel overzicht in huis (indien ze volledig openbaar zijn), maar een daadwerkelijk (aselecte steekproefsgewijze) telling heb ik nimmer iets over gelezen. Kwantitatieve statistiek worden uit bonnetjes gehaald.
Goede doelen zouden onder de Archiefwet (publiekrecht) behoren te vallen teneinde hen te dwingen om zich, net als de organisaties in het ZBO-register, bezig te houden met de inhoud in plaats van financiële cijfers. Met grote vreze vraag ik mij af in hoeverre ontwikkelingssamenwerking een farce is.
Reactie van Anthony van der Wulp in Refdag
klik op de twee afbeeldingen om te vergroten
AUTHOR: Drs. H.R.J. Sluijter
URL: www.NL-Aid.org
E-MAIL: info [at] www.NL-Aid.org