In samenwerking met Moss – Nederlandse financiële directeuren besteden wekelijks 5 tot 10 uur aan handmatige financiële administratie – een tijdsinvestering die beter aan strategische doeleinden besteed kan worden. Waarom wordt automatisering niet meer geprioriteerd?
Het is maandagochtend en de koffie pruttelt nog na. De financieel manager opent zijn e-mail en ziet 47 nieuwe berichten. Onder deze e-mails bevinden zich verzoeken van vijf collega’s die naar hun declaraties vragen, drie kassabonnetjes die met een mobiele telefoon zijn gefotografeerd (waarvan één onleesbaar), en een urgente vraag van de CEO over de uitgaven van de vorige maand. Ergens op zijn computer staat een spreadsheet met alle benodigde data, maar welke versie is nu de meest recente?
Dit scenario is voor veel financiële professionals herkenbaar. Uit onderzoek van MT/Sprout en Moss blijkt echter dat de meeste CFO’s en financieel managers de tijd die verloren gaat aan handmatige processen bagatelliseren. 63 procent denkt minder dan 5 uur per week kwijt te zijn aan zaken zoals bonnetjes verwerken, data handmatig invoeren, goedkeuringen regelen en systemen synchroniseren. Nog eens 29 procent geeft toe dat het wel 5 tot 10 uur per week kost.
Wanneer je echter de tijd optelt die meerdere teamleden kwijt zijn, verandert het perspectief. ‘Met een team van vier ben je al snel één tot twee volledige werkdagen per week kwijt aan administratieve taken in plaats van aan analyse en strategie’, aldus Nils Jansma van Moss. ‘En dat terwijl financiële professionals heel goed weten hoe het beter kan. Ze stellen het alleen steeds uit.’
Tussen chaos en optimalisatie
Het onderzoek toont een divers beeld. Slechts 4 procent van de Nederlandse financiële afdelingen noemt hun situatie ‘optimaal’ – volledig geïntegreerd en geautomatiseerd. Aan het andere uiteinde vindt 6 procent zichzelf terug in complete chaos, met papieren bonnetjes, Excel-bestanden en heen en weer gestuurde e-mails.
Download de resultaten van het onderzoek hier.
De grote meerderheid (46 procent) bevindt zich in een hybride situatie: deels geautomatiseerd, deels nog handmatig. 36 procent van de afdelingen heeft processen grotendeels gestroomlijnd met moderne hulpmiddelen, en 12 procent werkt nog voornamelijk handmatig met enkele digitale tools.
‘Kleinere bedrijven met 10 tot 50 werknemers beginnen vaak met gedeelde betaalkaarten en spreadsheets’, zegt Jansma. ‘Naarmate ze groeien, voegen ze laag voor laag oplossingen toe. Het verschil zit niet zozeer in het budget, maar in de bereidheid om vroegtijdig te kiezen voor een schaalbare en volwassen aanpak.’
Van problematisch naar gestroomlijnd
Jansma legt uit dat bedrijven die hun financiële processen succesvol moderniseren doorgaans vier stappen doorlopen. ‘Eerst zorgen ze voor centrale zichtbaarheid: alle zakelijke betaalpassen en declaraties worden in één systeem ondergebracht. Vervolgens standaardiseren ze de goedkeuringsprocessen, zodat iedereen weet hoe het werkt. In de derde fase integreren ze dit met hun boekhoudsoftware. De laatste stap is het implementeren van analyses en beleidscontroles voor realtime inzicht in de geldstromen.’
Het lijkt eenvoudig, maar toch blijft deze transitie bij veel bedrijven uit. De top drie frustraties van finance professionals onderstrepen dit: 31 procent ergert zich aan het najagen van bonnetjes en goedkeuringen, 28 procent aan het handmatig invoeren en controleren van data, en 20 procent aan data die over verschillende systemen verspreid zijn.
Download de infographic
Nieuwe inzichten uit een onderzoek naar de digitalisering van financiële processen laten zien hoe bedrijven in Nederland omgaan met uitgavenbeheer en financiële controle en zichtbaarheid.
lees verder
Mindset, geen budget
‘Het grootste obstakel is niet geld, maar mindset en capaciteit’, beweert Jansma. ‘In gesprekken met potentiële klanten merken we vaak dat teams denken dat hun huidige systeem ‘goed genoeg’ functioneert. De last van handmatig werk is bekend, maar de onzekerheid van verandering schrikt af.’
Deze psychologie komt vaak naar voren. Teams uiten verschillende bezorgdheden: wordt integratie niet te ingewikkeld? Vervangen nieuwe tools onze bestaande systemen of moeten we er nog een systeem bij nemen? Wordt onze workflow niet verstoord tijdens de overgang?
‘In de praktijk is het tegenovergestelde waar’, vervolgt hij. ‘Automatisering vervangt verouderde systemen en vereenvoudigt alles. Maar deze boodschap landt pas echt als teams de stap durven te zetten. Zolang ‘goed genoeg’ het uitgangspunt blijft, blijft alles bij het oude.’
De werkelijke kosten van uitstel
Terwijl financiële afdelingen blijven worstelen met bonnetjes en Excel, missen ze meer dan alleen tijd. Zonder realtime inzicht, een frustratie voor 12 procent, kunnen ze niet snel ingrijpen bij budgetoverschrijdingen. Data die over verschillende systemen verspreid zijn, maken strategische analyses tijdrovend. En het constant moeten najagen van goedkeuringen kost niet alleen de finance afdeling tijd, maar het hele team.
‘Wat opvalt, is dat bedrijven de status quo onderschatten’, zegt Jansma. ‘Ze zien de vijf uur per week, maar niet de gemiste kansen: geen controle over realtime uitgaven, te late signalering van afwijkingen, frustratie bij medewerkers die weken wachten op de uitbetaling van hun declaraties.’
Het onderzoek toont aan dat automatisering niet meer alleen een kwestie is van grote budgetten of complexe IT-projecten. Moderne oplossingen zijn bereikbaar voor elk bedrijf, ongeacht grootte. De beslissing om te veranderen komt neer op een keuze: blijven teams tevreden met ‘goed genoeg’ of kiezen ze voor echt geoptimaliseerde financiële processen?
Voor veel financiële professionals begint het antwoord op maandagochtend – met een inbox vol bonnetjes en de vraag: kan dit niet anders?
Vergelijkbare berichten
- Amsterdamse Startup Revolutioneert Boekhouding: Één Klik Controle met Stacks!
- Konekti haalt €1,2 miljoen op: Agentic AI veroorzaakt vraagtsunami!
- 5 Misverstanden over Factoring: Ontdek waarom je niet hoeft te wachten op je geld!
- Aardwetenschappen VU slaat alarm: Werkveld ondersteunt actie!
- Ontdek Sollit: Revolutionaire Verandering voor Installateurs!
Anika schrijft over tuinieren, natuur en ecologie. Ze deelt praktische tips en seizoensgebonden inspiratie voor elke tuinliefhebber. Haar stukken combineren vakkennis en passie, met oog voor biodiversiteit, duurzaamheid en welzijn. Ze moedigt lezers aan om bewuster en groener te leven, te starten in eigen tuin.