Kostbare softwarekeuzes voor bedrijven: Kies niet te snel voor de bekende namen!

‘We hebben nu ongeveer honderden software-oplossingen die zijn onderverdeeld in 20 tot 25 verschillende categorieën’, zegt Michael Huisintveld, oprichter van het Nederlands Kennis Centrum en de Software SelectieHulp. ‘Dat is aanzienlijk meer dan wat we in het verleden zagen.’ 

Verder kijken dan de usual suspects

Veel ondernemers blijven echter hangen bij branchespecifieke software of grote, bekende namen. ‘De bekende aanbieders kent iedereen wel’, merkt Huisintveld op. ‘Maar bekendheid betekent niet dat ze de beste keuze zijn voor jouw organisatie. Vaak accepteren ondernemers de hoge kosten en beperkingen van deze systemen, terwijl dit niet nodig is.’

Wat opvalt, is dat bedrijven vaak niet eens beseffen dat ze zoveel keuzemogelijkheden hebben. ‘Ze concentreren zich op wat ze kennen en wanneer ze verder kijken, raken ze overweldigd door de vele aantrekkelijke websites van softwareleveranciers.’

Van ideaalbeeld naar realiteit

Het Nederlands Kennis Centrum heeft in vijftien jaar een unieke benadering ontwikkeld. ‘Onze Smakentest is een diepgaande verkenning van de markt, waarbij we niet alleen vragen wat een organisatie zoekt, maar ook wat haalbaar is, verdeeld over verschillende categorieën.’

‘Het startpunt van veel selectieprocedures is vaak een lijst van tekortkomingen in het huidige systeem’, legt Huisintveld uit. ‘Bedrijven gaan dan op zoek naar een soort ideale oplossing.’

Dit is een valkuil, volgens het NKC. ‘Als je alleen maar denkt aan wat je allemaal wilt vermijden, verlies je de focus op de werkelijke vraag: welk probleem moet de software oplossen? Wat moet het mogelijk maken? Elke extra feature kost geld. Het is een veelvoorkomend probleem dat bedrijven eindigen met een dure leverancier die niet levert wat nodig is.’

Softwareselectie? ‘Verbreden van perspectief’

Daarom is een realiteitscheck vroeg in het proces essentieel. ‘We specificeren functies en koppelen daar meteen prijskaartjes aan’, zegt Huisintveld. ‘Is integratie van bepaalde Excel-sheets of andere functionaliteiten echt nodig?’

‘We leggen dan uit dat ze kijken naar softwarepakketten vanaf 40.000 euro. Is dat wat je wilt? Ons team is persoonlijk betrokken bij elke Smakentest. We proberen het perspectief van bedrijven direct te verbreden, wat zeer gewaardeerd wordt.’

It’s a match

Na de inventarisatie stelt het NKC zes leveranciers voor. Vier daarvan gaan door naar de eerste ronde, elk vanuit een eigen perspectief. Vervolgens vinden gesprekken plaats om te bepalen of er een goede match is. ‘Dat moet van beide kanten kloppen. We kunnen niet zomaar koppelen. We zijn selectief en investeren veel tijd.’

Dat is noodzakelijk, legt Huisintveld uit, omdat het businessmodel van het NKC uniek is. ‘Softwareleveranciers betalen voor onze diensten, niet de aanvragers. Maar — en dit is cruciaal — ze betalen alleen als er daadwerkelijk een match is. En die bepaalt de aanvrager. Hierdoor zijn we genoodzaakt om echt op inhoud te matchen, wat leidt tot waardevolle gesprekken. Zowel leveranciers als aanvragers waarderen dit.’

Database van matches én mismatches

Deze radicale transparantie heeft twee kanten. ‘We bestaan nu vijftien jaar en hebben al meer dan 10.000 bedrijven geholpen. We onderhouden een database die alle matches en mismatches documenteert. Feedback is tweerichtingsverkeer: elke leverancier hoort of het een match was of niet. Wij krijgen te horen: de accountmanager was tien minuten te laat, er was een vlek op zijn kleding. We geven alles door aan beide partijen.’

Het klinkt streng, maar het zorgt voor scherpte. ‘Bij tien mismatches gaan we in gesprek met een leverancier. Waarom gaat het mis? Zo forceren we transparantie in de markt. Een startup hoeft zich niet groter voor te doen dan hij is. Dat is een verademing voor beide partijen.’

Kiezen voor best-of-breed wordt eenvoudiger door AI

Een belangrijke ontwikkeling is de opkomst van AI, die veelbelovende mogelijkheden biedt voor de toekomst. ‘AI is werkelijk veelbelovend’, ziet Huisintveld. ‘Kijk naar best-of-breed-oplossingen. De complexiteit van het integreren van deze systemen zal in de toekomst door AI steeds makkelijker en daardoor goedkoper worden, waardoor best-of-breed toegankelijker wordt voor meer bedrijven.’

Hij plaatst echter een kanttekening. ‘Vergeet niet dat je als bedrijf met een best-of-breed-strategie zelf de regie houdt, in plaats van deze in handen te geven van één partij. Dit vraagt nog steeds om volwassen databeheer en kritisch toezicht.’

Huisintveld waarschuwt ook voor overmatig enthousiasme bij AI-startups. ‘Ik waardeer het ongeremde enthousiasme waarmee jonge ondernemers AI-oplossingen ontwikkelen. Maar afnemers moeten zich realiseren: je kiest voor een startup. Die biedt vaak een aantrekkelijk prijskaartje, maar er kleven ook meer risico’s aan. Ze kunnen plotseling wegvallen of bepaalde dingen niet leveren. Dat moet je vooraf weten.’

3 tips voor softwareselectie

Het NKC geeft maandelijks advies aan tientallen mkb-bedrijven. Wat moeten ze absoluut vermijden bij de keuze voor nieuwe software?

1. Niet te veel focussen op bekende namen

‘Houd je blik ruim’, adviseert het NKC. ‘Ik wil niet overdrijven, maar de wereld is enorm veranderd. Low-code en no-code oplossingen zijn in opkomst: die moet je overwegen als je organisatie enigszins flexibel wilt blijven.’

2. Geen eindeloze wensenlijsten

Uit ervaring met matches en mismatches blijkt dat lange lijsten met eisen en wensen niet tot de beste matches leiden. ‘Maak geen lijst met alles wat je wilt en ga niet bij elke afdeling uitgebreid inventariseren wat er mist in je huidige pakket’, waarschuwt Huisintveld. 

‘Dat resulteert in een waslijst en zet leveranciers aan om na te bouwen wat je wilt. Het is beter om je te baseren op wat er speelt in de softwarewereld en daarop je keuzes te baseren.’

3. Niet dralen

De laatste les: aarzel niet. ‘Het is tegenwoordig verleidelijk om te wachten, met alle nieuwe tools die beschikbaar komen, maar er is nooit een perfect moment om een nieuw softwarepakket aan te schaffen. Wacht niet tot volgend jaar, maar begin nu met het opbouwen van een goede basis.’

Denk in cycli, niet in eeuwige oplossingen

Een softwarekeuze is geen beslissing voor het leven. ‘Bedrijven veranderen sneller dan hun software’, stelt Huisintveld. ‘We moedigen organisaties aan om elke vier jaar opnieuw te evalueren. Niet om alles te vervangen, maar om scherp te blijven: past het digitale landschap nog bij de manier waarop we nu werken?’

Zo wordt de softwarekeuze geen eindpunt, maar een continu proces van leren, bijsturen en verbeteren. ‘En dat is precies waar de Smakentest om draait: ontdekken wat écht past — vandaag én morgen.’

‘Vergelijk je bedrijf van vier jaar geleden met nu’, besluit Huisintveld. ‘Dan zie je dat je bedrijf is veranderd. Met AI zal je bedrijf nog sneller veranderen. Over vier jaar past het pakket waar je nu veel moeite voor doet waarschijnlijk niet meer. Bereid je voor op een terugkerend proces van software-evaluatie. Laat het niet aankomen op een allesomvattende oplossing. Houd het proces flexibel.’

Best of breed, legacy, low-code of branchespecifieke oplossing. Wat past bij jouw organisatie, jouw vraagstuk én budget? Inventariseer de beste softwarekeuze door een vrijblijvende vergelijking op selectiehulp.nl.

Vergelijkbare berichten

• Intelic uitgeroepen tot meest uitdagende bedrijf van 2025: Winnaar Challenger50!
• Nederlandse startups veroveren techbeurs Las Vegas: ‘Onze fabriek moet vol!’
• Ontmoet de Nieuwe Barman van First Dates: Wat Vindt Victor Echt?
• Amazon versus Bol: Wie domineert de markt? ‘Ongekende investeringen!’
• Uitdager Gezocht: Is jouw bedrijf een echte game-changer? Meld je aan voor de Challenger50!