In samenwerking met Bilderberg – Een unieke combinatie van een hotel en een trainingscentrum onder hetzelfde dak, is dat mogelijk? Al bijna een decennium bewijzen Bureau Zuidema en Hotel De Bilderberg dat deze formule succesvol kan zijn. Ze delen niet alleen fysieke ruimte, maar coördineren ook schema’s, wisselen kennis uit en integreren zelfs de hotelkeuken in het trainingsprogramma.
Toen Bureau Zuidema, een trainingsinstituut gespecialiseerd in invloed, communicatie en leiderschap, in 2017 op zoek was naar een vaste locatie voor hun trainingen, kwam Hotel De Bilderberg in beeld. Dit hotel in Oosterbeek bood precies wat nodig was: een vleugel die eerder door Alliander werd gebruikt en beschikbaar kwam toen dit bedrijf besloot te verhuizen.
‘Voorheen organiseerden we overal in het land trainingen in hotels,’ zegt Ingrid de Vries-Besselink, operationeel manager bij Bureau Zuidema. ‘Dat was op een gegeven moment zowel inefficiënt als kwalitatief onvoldoende. Wij streven naar een totaalbeleving waarbij alles perfect moet zijn zodat de deelnemer zich volledig op het leren kan concentreren.’ Een standaard gehuurde vergaderzaal voldeed niet meer aan deze eisen.
Daarom zocht het bureau naar een mogelijkheid om meer invloed op de trainingslocatie uit te oefenen, maar wel in samenwerking met een partner. De Vries-Besselink benadrukt: ‘Doe waar je goed in bent, dat is ons motto.’
Solide basis
De kans om zich te vestigen in Hotel De Bilderberg, te midden van de natuur, was volgens De Vries-Besselink een ‘gouden kans’. In september 2017 werd de locatie, genaamd House of Influence, officieel geopend. ‘Je kunt overal trainen,’ merkt De Vries-Besselink op. ‘Maar nergens is het zo impactvol als hier in House of Influence.’
De samenwerking, die nu bijna tien jaar duurt, had al een stevige basis: Bureau Zuidema organiseert al meer dan 40 jaar trainingen bij de Bilderberg hotelgroep, waar ook het hotel in Oosterbeek onder valt. ‘Die goede relatie was een uitstekend fundament om verder op te bouwen,’ licht De Vries-Besselink toe.
MaryLoes Baur, algemeen directeur van het hotel, bevestigt dit. ‘House of Influence bevindt zich in een afgescheiden vleugel, met een eigen ingang en parkeergelegenheid. Het is commercieel zeer aantrekkelijk om deze ruimte langdurig aan één partij te verhuren. We tekenen contracten voor vijf jaar, wat stabiliteit biedt voor beide partijen.’
De Vries-Besselink lacht: ‘Je moest door de initiële staat van de locatie heen kunnen kijken. Het had een typische jaren 70 uitstraling.’ Tijdens de onderhandelingen werd besloten dat de vleugel eerst gemoderniseerd moest worden. Baur voegt toe: ‘We hebben onze ideeën voor de inrichting en indeling vergeleken en kwamen tot een succesvol compromis.’
Tearoom & Black Room
De renovatie duurde zes maanden. De woonkamer en veertien vergaderruimtes – waaronder drie plenaire zalen en elf subruimtes – kregen een intieme, huiselijke sfeer. ‘Een houtkachel, warme tinten, tapijten en veel planten,’ somt De Vries-Besselink op. ‘We hebben een speciale tearoom, vol met klassieke theepotten.’ Baur: ‘Dat servies vond ik geweldig, dus dat hebben we ook in onze koffiehoeken geïntroduceerd.’
Elke vergaderruimte heeft zijn eigen unieke karakter, afgestemd op het trainingsdoel. Zo is er de Black Room, een kamer zonder ramen, waar De Vries-Besselink in eerste instantie geen raad mee wist. ‘Totdat we dachten: misschien moeten we deze eigenschap juist benutten. Wat gebeurt er als we mensen in een ruimte plaatsen waar ze elkaar niet kunnen zien en alleen via hun stem moeten communiceren?’
House of Influence moest vooral een ongedwongen sfeer uitstralen. ‘We ontvangen jaarlijks ongeveer 1.500 deelnemers,’ vertelt De Vries-Besselink. ‘De meesten verblijven hier meerdere dagen. Het is belangrijk dat ze zich niet opgejaagd voelen, maar veilig en ontspannen, zodat ze zich volledig op het leren kunnen richten.’ Dit concept is succesvol: ‘In onze woonkamer staat een grote eettafel waar mensen direct bij elkaar aanschuiven en ’s avonds samen spelletjes spelen.’
40 kamers per werkdag
Een cruciaal onderdeel van het creëren van een thuisgevoel is de aanwezigheid van een gastheer of -vrouw die de hele dag beschikbaar is, van ontvangst tot avondprogramma. ‘De hosts zijn in dienst bij Bureau Zuidema en krijgen ondersteuning van ons personeel,’ zegt Baur. ‘Zij helpen de host met praktische zaken zoals het verzorgen van koffie en thee en de lunch.’
Nieuwe medewerkers lopen eerst een dag mee bij House of Influence om goed te begrijpen waar Bureau Zuidema voor staat en wie hun deelnemers zijn. Deze deelnemers zijn tegelijkertijd ook hotelgasten, een belangrijke doelgroep volgens Baur. ‘Van maandag tot en met donderdag neemt Bureau Zuidema gemiddeld 40 kamers per dag af, van in totaal 146 kamers. Dat is meer dan een kwart van onze totale capaciteit.’
Bij het verlengen van de samenwerking in 2022, opnieuw voor vijf jaar, is afgesproken dat medewerkers van Hotel De Bilderberg trainingen gaan volgen bij Bureau Zuidema om de band tussen de teams verder te versterken. ‘Omdat we onder één dak werken, is het extra belangrijk om elkaar goed te begrijpen,’ zegt De Vries-Besselink.
Streven naar minder verspilling
De bedrijfsvoering van het hotel en het trainingsbureau zijn op verschillende manieren met elkaar vervlochten. Een voorbeeld hiervan is dat de keuken van Hotel De Bilderberg is afgestemd op het ritme van Bureau Zuidema. Baur legt uit: ‘House of Influence ontvangt veel terugkerende gasten en we willen hen niet steeds hetzelfde menu aanbieden. Daarom wisselen onze menu’s regelmatig. De cyclus van Bureau Zuidema is daarbij leidend; andere conferentiegasten profiteren hier ook van.’
Bureau Zuidema profiteert op zijn beurt van het door het hotel ontwikkelde nieuwe voedselconcept ‘Heerlijk & Eerlijk’, dat gericht is op het verlagen van de CO2-voetafdruk en het tegengaan van voedselverspilling. ‘Een onderdeel van dit concept is dat we meer gebruikmaken van regionale producten, zoals Remeker-kaas, en seizoensgroenten,’ legt Baur uit. ‘Bij onze broodjeslunch serveren we standaard twee broodjes per persoon. We vragen liever of gasten nog iets extra’s willen, dan dat we te veel klaarmaken en moeten weggooien.’
Met behulp van Orbisk, een AI-meetsysteem voor professionele keukens, houdt het hotel bij wat er aan voedsel wordt weggegooid. Baur: ‘Deze data hebben ons geholpen de voedselverspilling enorm terug te dringen, tussen 2021 en 2023 met gemiddeld bijna 60 procent.’
Ook Bureau Zuidema plukt hier de vruchten van. De Vries-Besselink: ‘Ons publiek verwacht van ons dat we rekening houden met duurzaamheid. Als je daar als organisatie niets mee doet, sta je al met 1-0 achter.’
Zelfs reviews delen
De onderlinge verwevenheid is ook zichtbaar in het gezamenlijke reviewproces. Bureau Zuidema verzamelt beoordelingen over de trainingen en Hotel De Bilderberg over het verblijf. Deze beoordelingen worden met elkaar gedeeld. De Vries-Besselink: ‘Onze gemiddelde deelnemersbeoordeling is een 4,8 op een schaal van 5.’
Het uitwisselen van feedback van gasten helpt de partners om de koers aan te scherpen. ‘We hebben dagelijks overleg over het programma en wat we die dag van elkaar verwachten,’ vertelt Baur. ‘Daarnaast hebben we een wekelijks overleg om terug te blikken op wat goed en minder goed is gegaan, en een maandelijks overleg waarin we de doelen met elkaar bespreken: waar willen we naartoe?’
Deze structurele contactmomenten dragen bij aan de sterke vertrouwensrelatie, zeggen ze, net als duidelijkheid en aandacht voor elkaar. Nu de samenwerking het tienjarig jubileum nadert, komen ook de gesprekken voor de periode 2027-2032 in beeld. De Vries-Besselink: ‘Het komende jaar gaan we samen bekijken wat goed werkt en wat minder, zoals we dat tot nu toe altijd hebben gedaan, en wat nodig is om nog eens tien jaar zo succesvol met elkaar samen te werken.’
Vergelijkbare berichten
- Harry de Bruin Aangesteld als Adjunct-Directeur bij DeLaMar: Ontdek Zijn Visie en Plannen!
- Manchester City Topman wordt Stage Entertainment Directeur: Carrièreswitch naar Theaterwereld
- Paradise Hotel-Mert Onder Vuur: Gedrag Na Winst Vraagt Om Uitleg!
- Nicolette Kluijver uit dankbaarheid: Gezondheid, liefde en gezin voorop!
- Topprestatie: Hotelschool MBO Amersfoort eert Excellente Leerbedrijven!
Anika schrijft over tuinieren, natuur en ecologie. Ze deelt praktische tips en seizoensgebonden inspiratie voor elke tuinliefhebber. Haar stukken combineren vakkennis en passie, met oog voor biodiversiteit, duurzaamheid en welzijn. Ze moedigt lezers aan om bewuster en groener te leven, te starten in eigen tuin.